Coworking Vs Oficinas virtuales, ¿Cuál elegir?

El coworking y las oficinas virtuales son tendencias que nacieron con la misión de abaratar el costo de sostenimiento y la inversión inicial de aquellos emprendedores que tienen una idea de negocio. El primero se basa en un trabajo colaborativo desde el punto de vista del espacio y el conocimiento, mientras el segundo es un espacio en el que se llevan a cabo tareas similares a una oficina física, pero con costos más bajos. ¿Conoces cuáles son las fortalezas de cada una de estas innovadoras tendencias para negocio?

Trabajo colaborativo

  • Te permite una reducción significativa de los costos de operación, ya que está diseñado para compartir espacios y equipamientos de trabajo con otros profesionales, así no sean de las mismas áreas de trabajo.
  • Compartir el espacio con expertos en diferentes habilidades enriquece tu haber profesional, ya que conoces otros puntos de vista, intercambias estrategias y es posible crear soluciones efectivas a las necesidades del cliente debido que compartes conocimientos.
  • Los espacios colaborativos te permiten reducir significativamente las distracciones que se generan cuando no tienes un espacio físico para trabajar. Al emprender un proyecto desde la casa, caes en tentaciones como descansar de más o dedicarte a tareas domesticas, las cuales pueden reducir la efectividad y el resultado final del proyecto.

Tal vez la mayor dificultad de trabajar desde la casa pasa por la soledad, la cual termina por afectar a la productividad laboral. Según una encuesta publicada por BBC, el 65 % de las personas que trabajan desde casa tienden a postergar sus deberes, lo cual no pasa con tanta frecuencia cuando los trabajos son en oficinas establecidas.

  • Genera un aumento en la productividad de los trabajadores, debido a que se reducen las distracciones que se pueden ocasionar cuando se trabaja desde la casa. Además, el contacto con otros profesionales puede elevar tu motivación y la competencia con el entorno.
  • Tal vez uno de los aspectos más importantes es que mejoras la difusión del negocio al estar en contacto con profesionales de diferentes áreas; los cuales, al conocer tu trabajo, pueden recomendar tus servicios a los clientes con los que ellos ya han laborado o han tenido contacto en el pasado.

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Oficinas virtuales

  • El aspecto económico es el beneficio más importante que tienen las oficinas virtuales, ya que los empleados trabajan desde sus casas. Ahorras en traslados, alquiler de instalaciones y equipos de trabajo.
  • Este modelo de trabajo evita que situaciones externas como el clima y el tráfico afecten directamente a la producción, ya que te será posible ejecutar los proyectos desde la comodidad de la casa y enviarlos en los tiempos establecidos. Reduces considerablemente los improvistos.
  • Al ser un trabajo a distancia en el que pueden estar involucrados varios actores en fin de un mismo proyecto, se desarrollan mejores sistemas de comunicación entre los trabajadores durante el tiempo en el que se ejecuten los procesos.
  • Las oficinas virtuales permiten oportunidades laborales para personas que no tendrían opciones de trabajar en empresas convencionales, debido a sus responsabilidades familiares como el cuidado de los niños o que simplemente son personas con movilidad reducida.
  • El modelo de oficinas virtuales otorga a las empresas espacios para realizar reuniones y, tal vez lo más importante, una domicilio físico para cuestiones fiscales o la recepción de correspondencia física.

Elegir entre el trabajo en espacios colaborativos o las oficinas virtuales depende de las necesidades de cada profesional y los objetivos que tenga en su proyecto. Ambas son alternativas que facilitan la sostenibilidad económica en diversos negocios y cuyas fortalezas y debilidades debes analizar, para tomar la decisión que más favorezca las negociaciones que desees ejecutar.

3 tendencias de oficinas en Bogotá que deberías conocer

Durante los últimos tiempos, la manera en que se estructuran las oficinas ha cambiado un poco, ya que todo va evolucionando y este ámbito no es la excepción. Cada vez son más las empresas que cambian la forma en que se manejan los espacios de trabajo. A continuación, te mostraremos las últimas tendencias de oficinas en Bogotá.

Tendencias de oficinas en Bogotá

La funcionalidad determina el estilo. Vamos a ver que se lleva en la capital en términos de distribución de espacios profesionales.

1. Oficinas wellness

Este es un modelo enfocado en el bienestar de los trabajadores con espacios de trabajo más flexibles, donde puedan sentirse bien y así mejorar su productividad. En estas oficinas se promueve que el empleado esté bien físicamente, fomentando el deporte incluso dentro de la oficina. Además, cuenta con salas de descanso, mesas que se adaptan a cada persona y niveles adecuados de luz. También se les ofrece comida sana, pausas activas, médicos disponibles y espacios de esparcimiento, entre otras cosas.

Es posible que algunas empresas se hagan cargo de cosas como el gimnasio o un deporte de sus empleados. Otras priorizan la interacción con la naturaleza dentro de sus instalaciones para que se reduzca el estrés, logrando que los trabajadores estén tranquilos y a gusto, incluso en varios casos se comenzaron a incluir espacios como mesas de billar, tenis de mesa, salas de yoga, etc. Esta es una de las tendencias de oficinas con más proyección a futuro.

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2. Oficinas coworking

Están enfocadas en el trabajo cooperativo, un espacio donde los empleados pueden compartir sus ideas para así mejorar la calidad de sus relaciones, además de incluir a todos en las decisiones que se toman. Este debe ser un espacio donde la comunidad entera se tiene que sentir cómoda y con una excelente convivencia. Con ello se busca crear una cultura de colaboración entre todos.

Los espacios son elegantes y tranquilos, para que se sientan como en casa. Cuentan con oficinas privadas, áreas de descanso, salas de juntas, áreas abiertas, tienen muchos colores alegres y diseños de lujo. De este tipo de oficinas han salido ideas maravillosas de empresas como por ejemplo Uber o Spotify, entre otras. En este espacio todos deben tener conexión a Internet. Este modelo permite a los dueños de empresas ahorrar, ya que se pueden encontrar oficinas en arriendo en Bogotá a muy bajo costo, ideales para emprendedores.

3. Home office

Una tendencia nueva, pero que cada vez está tomando más fuerza en Bogotá. Se trata de tener tu oficina desde casa. Su objetivo es que el empleado tenga un equilibrio entre su vida personal y laboral. Debes tener en casa un espacio exclusivo para tu oficina, que sea muy tranquilo y acogedor para que puedas rendir de la mejor manera. Es muy importante no desconcentrarte por cosas del hogar, ya que se tiene que cumplir un horario normal de trabajo.

Esta oficina se complementa con accesorios a gusto de cada cual como pueden ser lámparas, cuadros, tapices, etcétera. Lo más importante es disponer de tu computador con Internet para cumplir las labores. Lo bueno de esta clase de oficina es que se puede decorar con los colores que desees y las formas que quieras, cambiando las cosas de lugar y complementando con escritorios o cualquier cosa que imagines para sentirte de la mejor manera. Eso sí, para esta oficina tienes que ser muy organizado.

Sin lugar a dudas, todo va evolucionando y cada vez son más las formas de trabajo. Se podría decir que las últimas tendencias están más enfocadas en el bienestar del empleado, además de que está comprobado que aumentan su eficiencia: un beneficio para todos.

¿Cómo arrendar una oficina en Bogotá?

Existen diversas motivaciones por las que puedes necesitar arrendar una oficina en Bogotá la capital del país, pero tener un espacio en Bogotá implica una serie de consideraciones a tomar en cuenta desde antes. Por eso, hemos preparado este artículo para ti.

Aspectos a tener en cuenta

Hay por lo menos tres motivaciones primordiales que debes tomar en cuenta si quieres arrendar una oficina en la capital del país.

  • Ubicación. ¿El sitio es céntrico y prestigioso? ¿Es el adecuado para tus trabajadores, para ti, para el desarrollo de tus actividades? Debes pensar claramente todas las posibilidades relacionadas con su ubicación: qué vías de acceso hay, la seguridad, si es fácil de ubicar para clientes o socios, incluso qué sitios de esparcimiento la circundan. Todo esto redunda en tus actividades, tu accesibilidad y la calidad de vida de tus colaboradores.
  • Espacios compartidos. Estratégicamente, por sus implicaciones económicas y sociales, es necesario que se encuentre en un edificio. Si en tal ubicación hay espacios compartidos, debes saber cuáles son, qué reglas de uso hay y las responsabilidades que adquieres en relación con ellos.
  • Entorno laboral. Con la ubicación hablamos del espacio físico, pero también es preciso hablar del entorno empresarial. Si estás en un edificio o en un área financiera, es importante saber que te encuentras entre los líderes de mercado, que puedes ubicarte en un espacio con un desarrollo global vanguardista, y es un plus contar con un entorno donde las relaciones sociales pueden rendir frutos.

Características legales

Con respecto a la situación formal, es importante que establezcas algunas cuestiones que no necesariamente están en tus manos.

  • Uso de suelo. Debes averiguar si el uso de suelo que implica el edificio donde alquiles tu oficina brinda el soporte necesario para que el giro de tu negocio se desarrolle sin problemas. A veces, una oficina es para un ámbito administrativo, para negociar o simplemente funge como bodega. Esto debe quedar claro para ambas partes al firmar un contrato.
  • Cuotas por cambios en el contrato. Debes tener bien claras cuáles son las implicaciones legales en caso de que quieras realizar cambios en el compromiso adquirido. Tu empresa seguramente va a crecer o modificarse en términos de recursos humanos o de espacio. Puedes querer cambiarte, alargar o acortar plazos. Para ello, es necesario que establezcas cláusulas justas en el contrato ante cada posibilidad y que asumas las consecuencias legales al hacerlo.
  • Seguros. Sí, el espacio está ahí para ti ya instalado y probablemente amueblado, ¿pero todos los aspectos legales al interior de tu negocio están cubiertos per se? La verdad es que hay cuestiones legales, relativas a la seguridad social de tus empleados, pero también a tu propia seguridad financiera, que debes garantizar con seguros. Para ello es necesario saber qué garantías y cobertura tiene el espacio y cuáles tendrás que gestionar por tu cuenta.

Beneficios

Los beneficios de contratar una oficina en Bogotá son innumerables, por eso te mencionaremos los tres más constantes.

  • Gran diversidad económica. Al tratarse de la capital, todos los grandes financiamientos, las principales marcas y los proveedores están aquí. Así que tendrás mayor oportunidad de crecimiento.
  • Ubicación estratégica. La ubicación no solo implica las ventajas mercantiles mencionadas, sino que te da una mejor imagen corporativa. Tener una oficina en una de las principales ciudades latinoamericanas da ese plus que la confianza de tus posibles socios y clientes necesita.
  • Inversión extranjera. Al estar en la ciudad capital, tendrás una mayor visibilidad para los diversos sectores de tu entorno mercantil, incluyendo a los inversionistas extranjeros. Si estos quieren invertir en Colombia, seguramente serás una opción llamativa.

Como ves, existen muchas cuestiones que debes considerar antes de alquilar una oficina en Bogotá. Analízalas y satisface tus necesidades.

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Oficinas virtuales y sus beneficios financieros

Las oficinas virtuales se están convirtiendo en una tendencia que se espera tome aún más fuerza para 2020. El aumento de este tipo de espacio laboral virtual se sustenta en que las dinámicas del trabajo colaborativo han evolucionado gracias al auge digital.

Como todo nuevo emprendedor, sabes de los altos costos que conlleva tener o arrendar un espacio de trabajo físico con los insumos y equipos tradicionales para brindar servicios y comunicación a tus clientes. Por suerte esto está cambiando y los escenarios de trabajo virtual han llegado para hacer más sencilla la manera en que emprendes.

Para que te enteres de qué trata todo esto de las oficinas virtuales y las ventajas que puede ofrecer a tu organización, a continuación, te hablaremos de los beneficios.

 

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Por qué las oficinas virtuales representan el futuro de las empresas

 

1. Disminución del gasto en instalaciones.

Al propiciar el teletrabajo y poder entramar relaciones laborales con personal a distancia, las oficinas virtuales permiten a las organizaciones ahorrar dinero en mobiliario, materiales de oficina y espacio inoficioso.

 

2. Bajo costo de equipos.

A diferencia de las oficinas tradicionales, donde los equipos son complejos y requieren de la presencia de personal, las oficinas virtuales ofrecen la oportunidad de una reducción significativa de equipos. Por lo general los colaboradores cuentan con sus propios equipos y velan por su buen funcionamiento sin que sea responsabilidad de la misma organización.

 

3. Ahorro en el costo del personal.

Los espacios de trabajo a distancia permiten a los nuevos emprendedores desarrollar sus actividades contando con personal que trabaja desde distintos lugares. Esto conlleva un ahorro por parte de la empresa en temas de recursos humanos y su bienestar y comodidad en el espacio de trabajo.

 

Por qué las oficinas virtuales representan el futuro de las empresas

 

4. Centralización.

Las actividades de tu empresa y los servicios que preste estarán en un mismo escenario virtual y en una dirección física, optimizando la comunicación. Esto permite que tus clientes sepan dónde encontrar siempre el bien o servicio que requieran y que tu organización les pueda ofrecer.

 

5. Crecimiento de la imagen de la empresa.

Este tipo de oficinas suelen estar ubicadas en sectores caracterizados por ser áreas de negocios con alto reconocimiento. Al ser de esta manera, tu empresa se nutrirá de ese reconocimiento del sector e inmediatamente los clientes te relacionarán con el prestigio y estética del lugar.

 

6. Solución para problemas de movilidad.

Los escenarios de trabajo a distancia permiten el óptimo desarrollo del teletrabajo. Esto se ve reflejado en que el personal de tu organización no tendrá que desplazarse todos los días a una oficina física. Dicha posibilidad repercute en la movilidad de la ciudad y en la mejor gestión del tiempo por parte de tus empleados. De esta manera gozarán de más tiempo para ellos y sus familias evitando largos y costosos desplazamientos diariamente.

 

7. Adaptabilidad del desarrollo de la organización.

Los espacios de trabajo virtual permiten planificar mejor el desarrollo de la empresa. El crecimiento progresivo se ve beneficiado por el hecho de que la organización no esté ligado a un espacio físico y a unas dimensiones determinadas. La expansión de los clientes y las operaciones de tu empresa se propiciarán a través de la transformación digital del negocio, de la misma manera que el número de colaboradores se expandirá y podrás brindar un servicio más completo.

En conclusión, como habrás podido notar, las oficinas virtuales están hechas fundamentalmente para los nuevos emprendedores y para que puedan ahorrar ostensiblemente en recursos financieros que seguramente necesitan para hacer crecer sus negocios. Por ello te recomendamos considerar esta opción si eres un emprendedor en busca de las mejores opciones para tu negocio.

 

¿Por qué las oficinas virtuales son la mejor opción para las Pymes?

En la actualidad, el uso de las oficinas virtuales se ha popularizado por una simple razón, la economía. La verdad es que para la mayoría de las empresas que van iniciando, es de gran ayuda saber que pueden conseguir el uso de oficinas bien ubicadas y con características muy agradables a bajos precios.

La competencia a la que se enfrentan la mayoría de los pequeños empresarios demanda el uso de tecnología a la que solo pueden tener acceso a través de una oficina virtual. Esta es una de las grandes razones por la cual se debe tomar en cuenta acercarse a ellas. Empezar a competir con tecnología de vanguardia te pondrá a ti y a tu negocio al mismo nivel que las grandes empresas del mercado que deseas cubrir.

 

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Ventajas de una Oficina Virtual

 

Aunque ya se mencionó que los pequeños emprendedores son los clientes más interesados en este tipo de oficinas, lo cierto es que hasta los grandes empresarios pueden emplearlas. Les servirán para trazar una estrategia inteligente de ahorro de costos de operación en periodos determinados de tiempo y localidad. Ya que una de las grandes ventajas que ofrece el uso de la oficina virtual es tener una dirección postal física, también está el uso de personal de recepción para la administración efectiva de contactos con los clientes potenciales de la empresa.

Para las Pymes es de mucha utilidad contar con el uso de una sala de juntas en la cual se consigue un contacto personal con los clientes potenciales. Imagina que organizas una presentación en powerpoint de tus productos y servicios y se la puedas mostrar en una elegante sala de juntas a 100 invitados especiales. Ahí les ofreces bocadillos y café, lo cual seguro te lo agradecerán mucho. En la recepción, una elegante y amable señorita los recibe y los conduce hacia tu sala de juntas. Eso es una ventaja que pocos pueden darse el gusto de ofrecer a sus clientes. Así que la oficina virtual te dará esta y otras ventajas más ante tus competidores.

Ahora, si lo ves por el lado de la presentación de tu marca ante tu público objetivo, entonces quedarás muy satisfecho, ya que con la oficina virtual darás una excelente imagen a tus clientes.

Si buscas otras opciones de operación para tu negocio, te podrás encontrar con la renta de oficinas convencionales. Los costos de tales oficinas serán cerca de 3 a 5 veces más elevados que una oficina virtual. Por ende, contratar esta última lo verás como la mejor opción para operar desde el inicio y tal vez periódicamente en tu negocio.

 

las oficinas virtuales se ha popularizado por una simple razón la economía

El ambiente dentro de una oficina virtual

 

Dentro de la oficina virtual te podrías encontrar con personal de diferentes áreas compartiendo herramientas como el ancho de banda de la conexión de Internet, cafetería, recepcionista, conmutador y buzón de voz, entre otras características.

Sin embargo, esto promueve a la vez las relaciones personales del emprendedor con otras disciplinas. Por supuesto que esto puede utilizarse como una ventaja, porque en el mejor de los casos puede que desde ahí mismo surja el interés de compañeros de otras disciplinas por contratar el servicio que tú ofreces a tus clientes. También está la parte colaborativa, en la cual puedes aprender de otros emprendedores con más experiencia sobre negocios y relaciones comerciales. Sin duda alguna, te darás cuenta que las ventajas de este tipo de oficinas te ofrecen mucho para tu emprendimiento.

No dudes en acercarte a las empresas que ofrecen este servicio e informarte bien de las características de las que dispondrás una vez contratado tal servicio para emprender de forma seria en el rubro que le concierne a tu negocio.

 

5 razones para arrendar una oficina en Bogotá

Puede que pienses tener una oficina, pero necesites establecerte sin dejar de cubrir gastos básicos. También puede que necesites abrir una nueva sucursal en otra ciudad, pero no tengas los recursos inmediatos para cubrir el pago de un espacio propio. En ambos casos, lo que necesitas es arrendar una oficina en Bogotá.

3 casos en que se requiere alquilar un espacio

Hay muchos otros motivos por los que se debe pagar el alquiler de una oficina, pero decidimos mencionar al menos tres que son muy generales para emprendedores y empresarios:

  1. Eres independiente y necesitas un espacio para mejorar tu imagen corporativa frente a tus clientes y potenciales socios o accionistas.
  2. El dinero invertido en comprar un espacio fijo supera tu presupuesto.
  3. Tu negocio genera una movilidad tal que no puedes garantizar tu estancia por mucho tiempo en un solo lugar; sin embargo, requieres temporalmente de un espacio totalmente tuyo.

Si cualquiera de los mencionados es tu caso, a continuación te decimos 5 razones de peso para arrendar una oficina en Bogotá.

5 razones para alquilar oficinas en Bogotá

El trabajo colaborativo, el trabajo a distancia o laborar desde casa se han vuelto modelos productivos que antiguamente no se concebían. O, al menos, no se habían profesionalizado al nivel en que lo están actualmente.

 

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Por eso, la presencia en grandes urbes de edificios de oficinas que no pertenecen a un solo giro empresarial, ni mucho menos a una sola empresa, están cada vez mejor posicionados en el terreno de los negocios. Ya seas un profesionista o tengas un oficio; ya sea que trabajes solo o con un equipo, estas razones seguramente te convencerán para arrendar:

Centralización de tu trabajo

A pesar de que la tecnología y los nuevos modelos de negocio estén cambiando, el mayor flujo de dinero y de personas que hacen negocios sigue estando en la capital del país. Mayor oferta de servicios, destino de múltiples productos, presencia de grandes compañías que puedan ser tus socias, proveedoras o clientes. Hay un sin fin de ventajas al poner tu oficina en Bogotá.

 

 

Un espacio prestigioso

Ligado con lo anterior, la capital, a su vez, tiene espacios de mayor o menor prestigio en cuanto a lo financiero se refiere. Alquilar una oficina en Bogotá te permitirá tener una imagen corporativa más sobresaliente al poder estar en una zona donde, de otra manera, no podrías pagar tu estancia o ser dueño.

Mayor libertad de uso y pago justo de servicios

No tienes que pelearte con la idea de pagar un mes de algo que consumirás apenas un par de días; tampoco tendrás que invertir tiempo en realizar o cancelar la contratación de un servicio. Al rentar una oficina en Bogotá, tienes opciones por horas, días o meses así como paquetes con mayor o menor número de servicios viables para tus tareas.

Tamaño a tu medida

Esta modalidad de arriendo en la capital colombiana, donde se dan los grandes negocios, puede adaptarse a tu solvencia y al tamaño de tu negocio. ¿Necesitas un gran espacio? ¿Solo puedes pagar uno pequeño? Que nada te limite. Encuentra justo lo que buscas.

Precio

No hace falta decir que el precio de un espacio que, sin dejar de ser especialmente apto para tu negocio, comparte prestaciones, servicios o hasta piso con otros, se reduce al mínimo.

No lo pienses más y alquila por tu oficina en Bogotá

El arriendo de oficinas es cada vez una opción más palpable en el mundo del comercio. Y es que, frente al cambio global, el mercado y las formas de hacer negocios también se han sabido adaptar. Estas son buenas razones para alquilar una oficina en Bogotá. ¡Ve por la tuya!