¿Cómo tener una reunión de negocios exitosa?

¿Cómo tener una reunión de negocios exitosa?

Una exitosa reunión nos permite vender nuestras ideas, realizar alianzas y concluir un negocio. Sin embargo, en muchas ocasiones esto parece una tarea difícil de realizar o simplemente en la reunión no se alcanzan a lograr los objetivos propuestos.

 

Son muchas las empresas y profesionales que aseguran tener dificultades con respecto a la gestión del tiempo en sus reuniones diarias. Consideran que en ellas se debaten muchas cosas, se concretan pocas y tardan en ejecutarse; tal y como lo indicó la escritora de la revista Harvard Business Review, Karen Dillon, a pesar de que las reuniones son parte integral de la vida de una oficina, tienden a consumir mucho tiempo y ser poco eficientes.

 

El principal problema que se comete en las reuniones es la dispersión del mensaje.  Existen muchos aspectos que entorpecen la comunicación. El objetivo principal no es aprenderse la información, sino transmitir un mensaje poderoso y capaz de convencer a los demás.

 

Hay errores que parecen ser tan simples, pero pueden significar el fracaso completo de nuestra reunión. Y en los negocios no existen las segundas oportunidades. No dejes de leer este artículo dónde te explicaremos las pautas a tener en cuenta para lograr una reunión de negocios exitosa.

 

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Antes de la reunión prepárate

 

  1. La junta debe tener un propósito ya establecido, de esta manera evitarás tener reuniones sin sentido. Para ello es recomendable que tengas especificado:

 

  • ¿Qué quieres lograr?
  • ¿Cómo puedes medir los resultados?
  • ¿Cuál es la manera más eficaz de llevar acabo la reunión: video llamada, correo electrónico o de forma presencial?
  • ¿Cuál sería la duración ideal para esta reunión? (Lo más recomendable es que no supere las dos horas).
  • ¿Cuál es el número de participantes? (Mientras menor es el número, mayor es la eficiencia).
  • ¿Ya definí el día y hora de la reunión? (Procura realizarla entre martes y jueves en horas de la mañana.

 

  1. Elabora una guía a seguir: Crea una pauta a desarrollar en la reunión, con esto será más fácil definir si se cumplieron todos los objetivos.

    Para planificar una mejor reunión es indispensable que conozcas a tu cliente. Investiga un poco sobre él, qué le gusta, qué busca, entre otras cosas. Del mismo modo debes estar preparado para enfrentar cualquier situación que pueda ocurrir. Los emprendedores deben tener la capacidad de anticiparse.  Puede que a la contraparte no le guste el precio sugerido, o necesite mayor cantidad de productos. Es importante que tengas una respuesta y solución a todas estas situaciones.

 

  1. Practica: Una vez que tengas todo definido, llegó el momento de practicar. Esto nos ayudará a no ponernos nerviosos y a demostrar seguridad. ¿Si no estamos confiados de lo que somos y vendemos, por qué el cliente si debería creer en nosotros? Por eso, confianza ante todo.

 

¿Qué hacer durante la reunión?

 

  1. Estos pequeños detalles harán de la reunión un momento ameno y profesional:

 

  • Rompe el hielo y haz que tu cliente se sienta en confianza. En muchas ocasiones este no te conoce y tener un tema de conversación interesante hará que te sienta como un amigo que le ofrece una solución y no solo un vendedor.
  • Transmítele al cliente lo que eres. Esto va desde la vestimenta. Debes cuidar cada detalle que hable de ti y de tu imagen. Vístete impecable. Del mismo modo mantén un tono de conversación  profesional, sin dejar de lado un poco de humor.
  • Escoge un secretario que se encargará del borrador de las minutas de la reunión.
  • Olvídate del celular. Esta distracción puede incomodar a los demás y hacer perder el hilo de la reunión.

 

  1. Escucha, mira y luego habla: No dejes que la junta se convierta en un monólogo. Utiliza tus ojos para interpretar lo que pasa en la mente de tus clientes.Debes estar pendiente de cualquier cambio de postura, si mira para otro lado, entre otras cosas. Así podrás anteponerte a resolver cualquier inquietud que tenga u opinión que no sea de su agrado o tema que le resulte aburrido.

    Es importante recordar que la atención de las personas tan solo dura siete minutos. Trata de pedir su opinión luego de pasado este período de tiempo o entrar en un nuevo tema.

 

  1. Plantea la fecha de la próxima reunión. Es importante que aproveches la presencia de los participantes para que acuerdes una fecha que sea cómoda para todos.

 

¿Qué hacer después de la reunión?

 

  1. Minuta: Es relevante llevar un registro en papel de todos los resultados acordados en la reunión. Incluido el tema, número de participantes, quiénes asistieron, entre otras cosas.

 

  1. Entrega de notas: Hazle llegar a cada participante un resumen de todo lo acordado, incluidas las tareas pendientes y fechas de las próximas juntas.

 

  1. Identificar las lecciones aprendidas: Identifica aquellas fallas y errores que se cometieron a lo largo de la junta, con esto podrás ir fortaleciendo tu modelo de reunión cada día más.

 

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Ten en cuenta todas estas recomendaciones para que guíes con éxitos tus juntas de negocio.  Además te ayudarán a fidelizar tu relación con tus clientes y mantenerlas a largo plazo.

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