Puntos importantes al momento de elegir una oficina virtual

Elección de una oficina virtual

Si has decidido que un espacio de oficina virtual es lo adecuado para tu negocio, tendrás múltiples opciones para seleccionar el sitio perfecto. Aquí te presentamos una guía que hará más sencilla y productiva tu búsqueda de un alquiler de oficinas virtuales.

 

Guía para buscar la oficina virtual perfecta

 

1. Antepón las necesidades de tu empresa. Debes establecer los objetivos y comprender qué servicios son primordiales. Por ejemplo, si requieres mejorar la atención al cliente, busca un plan que incluya un servicio de recepcionista. Por otro lado, si deseas incursionar en una nueva ciudad, opta por uno con manejo de correspondencia.

 

2. Compara los diferentes proveedores y sus servicios. Una vez que hayas definido los objetivos y necesidades de tu negocio, elabora una lista comparativa con los diferentes proveedores. Esta lista debe contener los servicios que consideres primordiales, como:

  •  Servicio de correo.
  •  Servicio telefónico.
  •  Internet de alta velocidad.
  •  Sala de reuniones.
  •  Espacio de trabajo.
  •  Instalaciones de sala de vídeoconferencia.
  •  Servicio de recepcionista.

Valida que el proveedor cuenta con reconocimiento y experiencia en el sector de alquiler de espacios virtuales. Lo último que quieres es que el proveedor cierre y modifique sus planes a corto plazo.

 

3. Elige una ubicación privilegiada. Este es un factor clave para la elección del espacio de trabajo. Se trata de la dirección comercial de tu empresa y, por ende, estará presente en tu sitio web, material de mercadotecnia y tarjetas de presentación. Valida que el lugar sea de fácil acceso, tanto para tus clientes como para tus empleados y socios comerciales. Ten en cuenta el giro de tu empresa. Puede que la ciudad donde deseas realizar el alquiler esté organizada por áreas de acuerdo con el sector productivo.

 

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4. Salas de reuniones y conferencias cómodas. Destina un tiempo para conocer los diferentes espacios y ambientes que cada proveedor brinda en materia de salas de reuniones. Recuerda que allí es donde recibirás a tus clientes y proveedores. Es fundamental contar con la posibilidad de acceso a estos servicios. Si proporciona un entorno profesional a tus visitantes, con seguridad tendrás posibilidades enormes de cerrar exitosamente tratos con ellos.

 

5. La tecnología es un aliado indispensable. Comprueba que el proveedor incluye en sus planes lo mejor en cuanto a tecnología se refiere. Esto asegurará el crecimiento de tu negocio. Las necesidades difieren entre empresas, pero comúnmente es necesario contar con:

  •  Servicio de equipos de cómputo.
  •  Servicio de impresión.
  •  Servicio de escáner.
  •  Servicio de fax.
  •  Internet de banda ancha.
  •  Conectividad inalámbrica en áreas comunes y salas de reunión.

 

6. Condiciones de alquiler flexible. Resuelve las siguientes preguntas antes de tomar una decisión:

  •  Términos y plazos de contrato.
  •  Renovaciones automáticas.
  •  Posibilidades de actualización o recorte en los planes contratados.
  •  Horarios de servicio.
  •  Facilidad de reserva de salas de reunión.

Es importante que indagues en el manejo que da el proveedor a la privacidad de los datos de tu compañía y la de tus clientes.

 

7. Precio / rentabilidad. No menos importante que los anteriores, es uno de los principales factores que influyen en una decisión final. Lo mejor es tener dos o tres opciones posibles y basar la elección en el precio de renta. Para ello, obtén cotizaciones detalladas de cada uno de los proveedores seleccionados. Aquí es muy importante que hagas una proyección en el tiempo, de manera que puedas calcular el retorno de inversión.

Con esta guía de 7 puntos que hemos preparado para ti, esperamos brindarte los argumentos necesarios para que sepas elegir el espacio ideal que tu negocio requiere. Una oficina bien conectada y equipada es una de las claves del éxito empresarial.