Oficinas virtuales, ¿una alternativa en época de pandemia?

El distanciamiento social que se ha generado con la presencia del Covid-19, parece haber dejado al trabajo de oficina presencial en un lugar poco práctico que ahora se le cede al homeworking y a los modelos divergentes de trabajo. Por fortuna, existe una forma de mezclar lo mejor de ambos mundos. Las oficinas virtuales en Bogotá se presentan como la manera de mantener el orden empresarial, reducir los costos y preservar la salud, sin necesidad de grandes cambios en la logística de la compañía.

Un concepto que se actualiza constantemente

La idea de la oficina virtual no es un simple cuento que se haya inventado hace unos meses para sacarle provecho a la pandemia. Este esquema de trabajo existe desde los sesentas y se ha venido perfeccionando y optimizando con ayuda de la incorporación de nuevas tecnologías. En la actualidad, han ganado gran popularidad por la versatilidad y el dinamismo que las acompañan.

Dentro de sus características está que los trabajadores no deben estar en ella todo el día. Además, pueden brindar un servicio a distancia. Solo de ser necesario, recurrirían a la sede real para resolver cualquier caso puntual.

Los servicios y beneficios que otorga una oficina virtual se listan por montones. Por tal razón, queremos hacer un resumen de lo que creemos que son los motivos principales para considerar esta opción de organización laboral por encima de las demás.

1. La oficina virtual mejora o mantiene los estándares de eficiencia

Con el aumento del trabajo virtual se han visto dos fenómenos particulares. Por un lado, que ciertas clases de trabajos se hacen mejor en casa que en una oficina. Mientras que, por el otro, ocurre un efecto contrario en algunos tipos de cargos laborales.

La oficina virtual, al recaer en el medio de esos dos estados, permite una flexibilidad que no se pueda dar en otros sistemas. Los trabajos que demuestren rendir mejor en casa pueden hacerse desde ahí, los que no, deben realizarse desde un ambiente profesional, pero igualmente descontracturado y ameno.

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2. La reducción de costos es notoria

Alquilar una oficina de tiempo completo es un gasto grande que hace que muchos negocios no puedan hacer uso de ellas por más que las necesiten para mejorar su operatividad. Los recibos, los costos por mantenimiento y las contrataciones extras pueden marcar la diferencia entre la rentabilidad o no.

En cambio, mediante el uso del ambiente virtual, podemos acceder a los mismos beneficios que trae una oficina con dirección física y sin incurrir en gastos excesivos. Además, puede pagarse en función de lo que exclusivamente se necesite.

3. Servicios especializados superiores a los de las oficinas comunes

Los espacios de este tipo son construcciones digitales hechos a medida y no edificios que se adaptan para ser centros empresariales. Tienden a estar diseñados con tecnología de punta, la cual no solamente facilita la comercialización de los rubros en los que nuestra empresa se especializa, sino que, además, ofrece procesos logísticos, administrativos y de software que vienen por cuenta del propietario dentro del paquete de adquisición.

Contar con un recurso de este tipo permite acceder a nuevos sistemas y mecanismos que agilizan y tercerizan deberes que antes nos correspondían.

Como puedes ver, las oficinas virtuales en Bogotá son una alternativa casi que inmejorable para agilizar la dinámica del trabajo, especialmente en esta ciudad donde el tráfico puede generarte importantes retrasos. Es una manera de trabajar más flexible y agradable. Así que, deja de lado las viejas costumbres y da el salto que tu empresa necesita.

La importancia de una buena oficina para la optimización del trabajo de tus empleados

Mejorar la eficiencia y la productividad son dos cosas que en el mundo empresarial colombiano se dicen mucho, pero que no se entienden muy bien. En los últimos años, hemos visto como muchas empresas se han trasladado a la capital y como antiguos espacios se han transformado en oficinas. Sucede que el arriendo de oficinas en Bogotá no puede tomarse a la ligera. Que tu empresa cuente con buenas instalaciones es algo que va a repercutir en el correcta productividad de tus trabajadores.

La oficina es un segundo hogar

Si consideramos que un trabajador colombiano se pasa aproximadamente unas ocho horas al día dentro de una oficina, nos damos cuenta que este no es un espacio cualquiera. Es más, puede que sus momentos de mayor lucidez los pase dentro de las instalaciones de la empresa y no dentro de su hogar, el cual termina siendo un lugar para dormir.

Con la pandemia hemos visto que la separación de espacios es fundamental para alcanzar un mayor nivel de producción. La oficina es un hogar, pero no es “la casa”. Por tal motivo, nos resulta importante listar los factores que hacen que una buena oficina incida sobre la capacidad de producción de nuestros empleados.

  1. En una buena oficina se respetan los horarios

    Trabajar desde casa o en una oficina desarreglada y mal dispuesta contribuye a lidiar con horarios imprecisos y a no respetar las fechas de entrega. Una buena oficina sirve para que los trabajadores se sientan parte de algo importante y respeten en mayor medida las exigencias que la institución o empresa les solicitan.
  2. Un buen espacio ayuda a la creatividad e incentiva la producción

    Una serie de oficinas bien acomodadas sirven para que los empleados no se sientan presionados para cumplir con sus metas. Está comprobado que mientras más arrinconado se sienta un trabajador, más va a costarle realizar proyectos, lo que no sucede en un espacio más relajado. A la vez, ver a otros trabajadores contar con su propio ambiente sirve para reducir los niveles de estrés.
  3. Incentiva el trabajo en equipo y el liderazgo

    Una oficina profesional y que cumpla el propósito de incentivar el trabajo, mediante espacios abiertos e instalaciones correctas, ayuda a la hora de promover el trabajo en equipo. Los distintos trabajadores tienen más motivos para interactuar entre sí, se les ocurren mejores ideas y los liderazgos natos resaltan sin necesidad de esforzar una autoridad que en muchos casos resulta contraproducente.
  4. Mejora la supervisión de los empleados y de los objetivos

    Una empresa que cuente con un espacio idóneo es una en la cual podemos supervisar las funciones de nuestros distintos trabajadores de manera veloz y sin necesidad de interrumpir sus funciones. En una oficina de buen nivel los empleados se sienten mejor guiados, pues saben a qué lugar acudir en caso de necesitar ayuda. Al mismo tiempo, pueden ser localizados con más facilidad.
  5. Facilita la resolución de problemas

    En las oficinas mal diseñadas los trabajadores están aislados. Esto interrumpe los nexos y los lineamientos que hacemos como jefes y hace que cualquier problema que surja tome mucho más tiempo en ser resuelto. En una oficina bien conectada, con una organización y logística óptimas, estos problemas son detectados rápidamente y son resueltos a la brevedad.

Un buen espacio es un buen trabajador

Recién ahora estamos volviendo a nuestros espacios de trabajo y eso es un asunto que debe manejarse correctamente. Contar con unas instalaciones de primer nivel va a hacer que tu empresa tenga a los trabajadores operando dentro de los mejores parámetros posibles. Busca el lugar que mejor se acople a tus necesidades y prepárate para mejorar la calidad de tus resultados.

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Principales protocolos de bioseguridad a seguir al interior de las oficinas

La pandemia ocasionada por el COVID-19, nos ha obligado a adquirir nuevos hábitos para cuidar de la salud, uno de ellos es la implementación de protocolos de bioseguridad. Si quieres saber cuáles son los que deben aplicar las oficinas en arriendo en Bogotá y en todo lugar, quédate con nosotros y descúbrelo.

 

Protocolos de bioseguridad para oficinas

En la resolución 0000892 de 2020 expedida por el ministerio de salud nacional, se encuentran establecidas todas la medidas que se deben seguir para disminuir los riesgos de contagio y avanzar con las actividades laborales sin problemas. Según dicho documento, las oficinas deben cumplir con las siguientes indicaciones para su correcto funcionamiento:

  1. Limpieza de los sitios de trabajo antes y después de la jornada laboral.
  2. Limpieza y desinfección frecuente de objetos como mesas, sillas, escritorios, computadores, teléfonos, huelleros, elementos de papelería, puertas, manijas y en general, de todo tipo de artefactos que son manipulados constantemente por empleados, clientes y público en general.
  3. Evitar el uso de aire acondicionado y usar en su reemplazo ventiladores con aspas que deben ser limpiados dos veces al día.
  4. Limpieza constante de elementos personales como: gafas, teléfonos celulares, relojes y demás.
  5. Asegurarse de que el personal se lave las manos, después del contacto con otras personas.
  6. Realizar la limpieza y desinfección de todos aquellos insumos y paquetes de mensajería que llegan a la oficina, justo antes de que estos sean usados.
  7. Determinar un número máximo de empleados dentro de las oficinas, de tal manera que se cumplan los dos metros reglamentados de distanciamiento social.
  8. Reducir en la medida de lo posible las reuniones presenciales y usar en cambio, herramientas virtuales.
  9. Dejar a disposición de los trabajadores, dispensadores con alcohol glicerinado de al menos 60% de concentración.
  10. Suministrar elementos de protección personal a los empleados, tales como tapabocas, guantes de látex, diadema unipersonal, almohadillas y pitillo de las diademas telefónicas, elementos de limpieza, entre otros. Teniendo en cuenta las ocupaciones y roles que cada uno de ellos asumen dentro de la empresa.
  11. Implementar el uso de señaladores para logar el distanciamiento mínimo de 2 metros.
  12. Priorizar la atención a adultos mayores y mujeres embarazadas.
  13. Fomentar el uso de máquinas contadoras de billetes y detector de billetes falsos. En caso de que no sea posible, se debe manipular el dinero usando guantes de látex en buen estado.
  14. Suministrar elementos de protección ocular a los empleados, en caso de que no se cuente con barreras de atención al cliente.
  15. Restringir el ingreso de acompañantes.
  16. Evitar el uso de digiturnos o desinfectarlos constantemente con alcohol antiséptico al 70% de concentración.
  17. Evitar el consumo de alimentos en zonas comunes.

Estas son las principales medidas que debes tener en cuenta para el funcionamiento de oficinas, esperamos que las sigas a cabalidad para que protejas la salud de todos.

 

¿En qué debes pensar al adquirir una oficina en Bogotá?

Si aún no cuentas con tu local, estos consejos te ayudarán a la hora de adquirir una oficina en estos tiempos de pandemia:

  • Escoge una oficina amplia, pues en un espacio estrecho no podrás seguir todas las medidas impuestas por el gobierno nacional.
  • Determina el espacio que necesitas de acuerdo al número de empleados y de clientes que manejas, de tal manera que se puedan cumplir los dos metros de distanciamiento reglamentados.
  • Y finalmente, toma en arriendo una oficina que se encuentre en un lugar estratégico, que sea fácil de localizar por clientes y demás personas.

Tomando en cuenta estos protocolos contribuirás con la erradicación del Coronavirus y tu lugar de trabajo será un ambiente seguro para todos los empleados.

 

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Por qué prestar atención a los detalles al momento de arrendar una oficina en Bogotá

La búsqueda de tu nuevo espacio de trabajo puede llegar a ser una labor muy abrumadora. Lo indispensable, antes de que arranques con dicha búsqueda, es conocer muy bien los detalles y necesidades de tu empresa, así como también, tener claro el presupuesto que tienes destinado al momento de buscar y elegir oficinas en arriendo en Bogotá.

 

10 detalles relevantes que harán del arrendamiento en Bogotá tu mejor decisión

Firmar un contrato de arrendamiento de un espacio comercial es una decisión muy importante para tu negocio. Ya sea que estés abriendo una nueva oficina, mudando tu espacio de trabajo o alquilando instalaciones que garanticen el crecimiento de tu organización, debes poner atención en los detalles antes de afrontar la firma del contrato.

 

1. Factor tiempo

Dedícale tiempo a validar cuáles serán los términos del contrato de arrendamiento. Las proyecciones de presupuesto y retorno de inversión deben estar en función de este periodo. También debes considerar el espacio requerido, pues a medida que necesites más metros cuadrados, el tiempo necesario para una reubicación o renovación juega un papel sumamente importante y será mayor.

 

2. Consiga la ayuda de un agente inmobiliario

Delegue la investigación y búsqueda de los mejores prospectos de oficina a un agente inmobiliario. Es importante que le transmitas los criterios más relevantes que tienes para encontrar el espacio ideal. Un agente podrá comprender en mejor medida los términos del contrato y dotarte de las herramientas adecuadas para que puedas tomar la mejor decisión.

 

3. La ubicación ideal

La elección de un sitio para tu espacio de trabajo debe estar meticulosamente pensada, de manera que tanto empleados, clientes y proveedores puedan acudir a las instalaciones de tu empresa de manera sencilla. De igual forma, valida muy bien el giro comercial del sector, así como las facilidades de acceso.

 

4. Espacio con equipamiento existente

Una manera efectiva de ahorrar dinero es encontrar una oficina que incluya el equipamiento que requieres para operar. Adicionalmente, es importante recalcar qué servicios son indispensables; algunos de ellos son el servicio telefónico y PBX exclusivo para tu empresa, acceso y conectividad a Internet, servicio de recepcionista y vigilancia, manejo y buzón de correspondencia, puestos de trabajo y muebles o equipos de computo.

 

5. Pagos simples y detallados

Elige un lugar donde se incluyan los servicios públicos, mantenimiento, renta mensual y demás costos asociados reunidos en una sola factura. De esta forma, podrás tener un único canal que sintetiza y facilita el proceso con un solo proveedor, quien responderá a cualquier necesidad básica que puedas tener durante la estancia en ese espacio.

 

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6. ¿Cuánto espacio necesitas?

La respuesta a este interrogante dependerá de la naturaleza de tu negocio y la manera en la que opera tu organización. Define la cantidad de oficinas privadas, salas de reunión necesarias y puestos compartidos.

 

7. Presupuesto

Debes tener en cuenta tanto los costos asociados a rentar el sitio, como los costos de reubicación, acondicionamiento del espacio y otros gastos implícitos.

 

8. Preparación

Si buscas un movimiento rápido para impactar lo menos posible a tu negocio, deberás hacer una planeación estratégica y tener la documentación y garantías bancarias a mano.

 

9. Bienestar

La iluminación, ventilación, áreas comunes de esparcimiento y estaciones de café harán que tu estancia y la de tus empleados sea satisfactoria.

 

10. Acceso y seguridad

No solo es contar con vigilancia y CCTV, necesitarás definir los horarios de operación y niveles de acceso. Busca opciones que brinden la posibilidad de trabajar 7×24.

El éxito en cualquier acción radica en los detalles; ahora que tú tienes las herramientas adecuadas, podrás tomar la mejor decisión si buscas alquilar el nuevo espacio de trabajo en la capital del país.

Puntos importantes al momento de elegir una oficina virtual

Si has decidido que un espacio de oficina virtual es lo adecuado para tu negocio, tendrás múltiples opciones para seleccionar el sitio perfecto. Aquí te presentamos una guía que hará más sencilla y productiva tu búsqueda de un alquiler de oficinas virtuales.

 

Guía para buscar la oficina virtual perfecta

 

1. Antepón las necesidades de tu empresa. Debes establecer los objetivos y comprender qué servicios son primordiales. Por ejemplo, si requieres mejorar la atención al cliente, busca un plan que incluya un servicio de recepcionista. Por otro lado, si deseas incursionar en una nueva ciudad, opta por uno con manejo de correspondencia.

 

2. Compara los diferentes proveedores y sus servicios. Una vez que hayas definido los objetivos y necesidades de tu negocio, elabora una lista comparativa con los diferentes proveedores. Esta lista debe contener los servicios que consideres primordiales, como:

  •  Servicio de correo.
  •  Servicio telefónico.
  •  Internet de alta velocidad.
  •  Sala de reuniones.
  •  Espacio de trabajo.
  •  Instalaciones de sala de vídeoconferencia.
  •  Servicio de recepcionista.

Valida que el proveedor cuenta con reconocimiento y experiencia en el sector de alquiler de espacios virtuales. Lo último que quieres es que el proveedor cierre y modifique sus planes a corto plazo.

 

3. Elige una ubicación privilegiada. Este es un factor clave para la elección del espacio de trabajo. Se trata de la dirección comercial de tu empresa y, por ende, estará presente en tu sitio web, material de mercadotecnia y tarjetas de presentación. Valida que el lugar sea de fácil acceso, tanto para tus clientes como para tus empleados y socios comerciales. Ten en cuenta el giro de tu empresa. Puede que la ciudad donde deseas realizar el alquiler esté organizada por áreas de acuerdo con el sector productivo.

 

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4. Salas de reuniones y conferencias cómodas. Destina un tiempo para conocer los diferentes espacios y ambientes que cada proveedor brinda en materia de salas de reuniones. Recuerda que allí es donde recibirás a tus clientes y proveedores. Es fundamental contar con la posibilidad de acceso a estos servicios. Si proporciona un entorno profesional a tus visitantes, con seguridad tendrás posibilidades enormes de cerrar exitosamente tratos con ellos.

 

5. La tecnología es un aliado indispensable. Comprueba que el proveedor incluye en sus planes lo mejor en cuanto a tecnología se refiere. Esto asegurará el crecimiento de tu negocio. Las necesidades difieren entre empresas, pero comúnmente es necesario contar con:

  •  Servicio de equipos de cómputo.
  •  Servicio de impresión.
  •  Servicio de escáner.
  •  Servicio de fax.
  •  Internet de banda ancha.
  •  Conectividad inalámbrica en áreas comunes y salas de reunión.

 

6. Condiciones de alquiler flexible. Resuelve las siguientes preguntas antes de tomar una decisión:

  •  Términos y plazos de contrato.
  •  Renovaciones automáticas.
  •  Posibilidades de actualización o recorte en los planes contratados.
  •  Horarios de servicio.
  •  Facilidad de reserva de salas de reunión.

Es importante que indagues en el manejo que da el proveedor a la privacidad de los datos de tu compañía y la de tus clientes.

 

7. Precio / rentabilidad. No menos importante que los anteriores, es uno de los principales factores que influyen en una decisión final. Lo mejor es tener dos o tres opciones posibles y basar la elección en el precio de renta. Para ello, obtén cotizaciones detalladas de cada uno de los proveedores seleccionados. Aquí es muy importante que hagas una proyección en el tiempo, de manera que puedas calcular el retorno de inversión.

Con esta guía de 7 puntos que hemos preparado para ti, esperamos brindarte los argumentos necesarios para que sepas elegir el espacio ideal que tu negocio requiere. Una oficina bien conectada y equipada es una de las claves del éxito empresarial.

 

¿Por qué optar por un coworking?

Emprender y economía, dos palabras importantes para tu nuevo proyecto de vida. ¿Has pensando entonces en economizar tus recursos con el coworking?

Disminuir tus gastos, disponer de un lugar adecuado para recibir tus clientes, tomar un café, compartir tus proyectos con otros profesionales o simplemente sentirte más relajado y más cómodo que en tu casa son solo algunas de las ventajas que puedes tener con el también llamado cotrabajo.

 

Coworking, mucho más que un lugar de trabajo

Existen más de 6000 espacios de trabajo compartido en el mundo y en América Latina es una tendencia que ha empezado a tomar mucha fuerza. Por ejemplo el coworking en Bogotá está funcionando de maravilla y ya puedes encontrar algunos lugares perfectos para ti, en los cuales puedes obtener los siguientes beneficios:

  1.  En este espacio laboral te encontrarás con profesionales independientes, emprendedores y empresas que podrán aportar información valiosa e ideas innovadoras para tu negocio o trabajo como freelance.
  2.  Puedes generar alianzas estratégicas y fomentar relaciones estables no solo de tipo laboral, sino también personal, ya que se volverá parte de tu día a día.
  3.  Tienes la opción de pagar por unas horas, días o incluso una mensualidad, pero puedes estar seguro de que será más económico que el arriendo anual de una oficina.
  4.  Internet de alta velocidad. Acceso a banda ancha para que puedas trabajar de manera eficaz y sin inconvenientes.
  5.  Café, té y hasta fruta gratis. Si te entra hambre o quieres darte un respiro, puedes tomar un descanso y disfrutar de un buen café.
  6.  Óptima gestión del espacio. El ambiente de colaboración profesional que se genera es una oportunidad ideal para ampliar tu agenda de contactos, proveedores y clientes sin mayor esfuerzo.
  7.  Se trata del lugar más adecuado si eres un emprendedor o trabajas como freelance, pues cuentas con un espacio muy agradable sin tener que preocuparte por su mantenimiento.
  8. Te ofrece la posibilidad de trabajar con tus empleados. Si estás empezando con tu empresa, es ideal para ir aumentando el número de tus colaboradores hasta cierto punto de crecimiento. En este sentido, cuentas con un emplazamiento para trabajar en conjunto y con un costo más bajo.
  9. Horarios flexibles. Puedes escoger por cuánto tiempo quieres hacer uso de tu espacio; media jornada, jornada completa, e incluso puedes adquirir paquetes de horas semanales.
  10. Aumenta tanto tu prestigio como tu imagen. No tienes por qué preocuparte por dónde vas a realizar tus juntas, pues cuentas con un lugar de reuniones adecuado y con las herramientas necesarias para llevarlas a cabo. Además, de una imagen más profesional, algo que te otorgará mayor credibilidad.
  11.  No perder vigencia. Tienes la oportunidad de realizar cursos y actividades que te mantienen a la vanguardia y te dan la opción de generar espacios de esparcimiento.
  12.  Un equipo de profesionales al alcance de tu mano. Estas zonas de trabajo conjunto te permiten intercambiar información con otros emprendedores. De hecho, esta transferencia de conocimientos es uno de los principales objetivos de estas actividades.
  13.  Mayor productividad y disciplina. En casa, puedes tener diversas distracciones que no te ayudan como es debido. Este lugar de trabajo te ofrece comodidad y flexibilidad, ya que puedes planificar tu propio horario de trabajo para adaptarlo a tus intereses y necesidades.

En conclusión, esta es una excelente forma de laborar que se puede convertir en tu nuevo estilo de vida, pues no solo podrás tener una oficina apropiada para ti, sino también formarás parte de toda una comunidad.

 

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Es rentable alquilar una oficina virtual

Si eres emprendedor y estás buscando opciones para empezar tu idea de negocio o expandir el que ya tienes, las oficinas virtuales son una grandiosa oportunidad para que optimices tiempo y recursos. Utilizándolas obtendrás beneficios que les generen valor real a tus clientes, socios y público objetivo.

Beneficios de contratar espacios virtuales en Bogotá

Reducción de costos

Cuando haces uso de despachos virtuales, accedes a un sinnúmero de reducciones en tus costos mensuales, debido a que solo pagas por lo necesario. Por ende, no destinas tu dinero a recursos que no utilizarás, permitiendo con esto que aumente tu flujo de efectivo para poder invertirlo en lo que realmente necesites.

Optimización del tiempo

Si cuentas con este tipo de servicio, tú y tu empresa ganaréis mucho tiempo, ya que no será necesario que realices recorridos y traslados. Solo te desplazarás puntualmente el día y la hora en la cual tengas que reunirte de manera presencial con tus socios, colaboradores o clientes.

Cuidas tu salud y la de los demás

Si desarrollas tus actividades empresariales gran parte del tiempo desde casa, evitas el contacto con situaciones adversas que suelen presentarse en el día a día. Por ejemplo, climas complicados, accidentes en transporte público y/o privado, enfermedades de fácil propagación y exposición a la contaminación que se presenta en ciudades con gran número de habitantes y vehículos particulares, como es la capital de nuestro país.

Ventajas de las oficinas virtuales en Bogotá

Valores agregados

Cuando decides adquirir instalaciones virtuales accedes a valores agregados, como por ejemplo contar con un número de teléfono único a nombre de tu empresa, disponer de instalaciones en puntos estratégicos de la ciudad con cercanía a puntos claves como centros comerciales, transporte público, bancos, restaurantes y estacionamientos. Además, contarás con instalaciones físicas que te proporcionarán una gran comodidad, ya que están dotadas con todo lo necesario (y más) para que todas tus reuniones sean un hit. Así que… ¿qué esperas para disfrutar de todos estos beneficios?

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Redes de networking

Si estás en el mundo de negocios, probablemente sepas la importancia de la comunicación y la interacción con las personas. Pues bien, cuando accedes a los ámbitos virtuales tienes la posibilidad de convivir y relacionarte con personas que pueden aportar mucho valor a tu idea de negocio. Por ende, recuerda que cuantas más posibilidades tengas de reunirte con las personas indicadas, más posibilidades vas a tener de preparar un producto/servicio exitoso que genere impacto.

Confianza

Cuando muestras a tus clientes, prospectos y futuros socios una empresa estable que cuenta con dirección física, número de teléfono propio y atención personalizada, consigues aumentar el nivel de confianza. Asimismo, elevas la probabilidad de que esos clientes y socios se sientan respaldados por una empresa que posee toda una estructura robusta que ofrece tranquilidad a todos, ya sea a la hora de invertir o a la de comprar.

Si eres de los que piensan que impulsar o sacar adelante un emprendimiento es difícil, no te preocupes más. Actualmente, existe una gran cantidad de opciones que pueden ayudarte a reducir a lo más mínimo tus costes y gastos. Por supuesto, todo esto sin dejar de lado ni desconocer la importancia de tener una empresa formal que cuente con los mismos recursos y comodidades que un empresario que dispone de una estructura y una oficina tradicionales.

Ahora que ya conoces los beneficios de que tu proyecto disponga de un espacio virtual, anímate a convertirte en un empresario innovador y aprovecha las herramientas tecnológicas que te ayuden a prosperar con tu idea de negocio. No esperes más y súmate a la tendencia.

Qué servicios ofrece una oficina virtual

Si eres emprendedor o tienes una pyme, sabrás que el mundo moderno nos exige la búsqueda de herramientas para desarrollar ideas, productos y servicios de modo que, al ser más productivos y economizar mejor, cumplamos objetivos y generemos ganancias a buen ritmo.

Estas son las claves de un negocio exitoso. Para alcanzarlas, existen varias posibilidades. Una de ellas se ha posicionado como una de las más populares y económicas del mercado: las oficinas virtuales.

¿Qué es una oficina virtual?

Es un servicio administrativo completo, cuyo objetivo es el cumplimiento efectivo de tareas básicas, vitales para la productividad, que pueden quitar tiempo, energía y dinero, pero desarrolladas en un entorno virtual. Este te permite manejar tu empresa entre la comodidad de tu casa o ubicación y sofisticadas oficinas.

Sus beneficios son variados y se adaptan a todo tipo de negocio, ahorrando hasta un 90 % en costes de renta, mantenimiento, personal, activos, etc. Veamos las características principales de estos.

Domicilio comercial

Una de las grandes ventajas que ofrece este servicio es tener una dirección de correspondencia que represente tu negocio. Permite ampliar el rango de información clave al cliente para tu página web, tus tarjetas y reuniones.

Recepción de llamadas y correspondencia

Tu negocio tendrá una línea telefónica única, completamente comercial y administrativa, que contestarán amable y personalizadamente por ti. También contarás con un correo electrónico y la administración del servicio postal o de mensajería, de manera exclusiva y controlada, garantizando una comunicación eficaz de tus mensajes y entre las partes. Algunas ofrecen el manejo de tu página web y redes sociales como complemento si lo requieres.

¿Qué es una oficina virtual?

Oficinas físicas y virtuales

Otra gran ventaja del servicio. Seguro que quieres reunirte con tus socios, clientes o proveedores en un lugar dotado de lo que necesitas para garantizar un espacio agradable y cómodo.

Ubicadas en exclusivos sectores de la ciudad, tendrás acceso a instalaciones corporativas si lo requieres, con salas de juntas y cubículos, dotadas con todo lo que se necesita: equipos, personal, wifi empresarial, mobiliario, limpieza, estaciones de bebidas y snacks, etc. Las salas de videoconferencia también forman parte de la oferta de soluciones óptimas de la comunicación personal y a distancia.

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Contratos flexibles

El papeleo largo y desgastante no se requiere para este servicio. Sus alquileres sin ataduras, sin fiadores, cuotas, afiliaciones o terceros son atractivos, a unos cuantos clics de distancia, ahorrando tiempo y dinero en procesos burocráticos. Existen planes cómodos económicamente que ofertan tareas básicas y complejas durante el tiempo que realmente se requiere.

Imagen profesional

La presencia y posicionamiento de tu marca son necesarios en tu impacto y expansión en el mercado. Gracias a tu imagen, lograrás mejores alianzas comerciales, atraer inversión, formalización, generación de empleo, estrategias y proyección de tu negocio en el mundo corporativo. Es uno de los principales beneficios de esta lista.

Menor riesgo

A mayor control y productividad, el riesgo que corren tus negocios generados por las distracciones, informalidad, gastos e imprevistos disminuye considerablemente, permitiendo a tu equipo y a ti concentrarse en lo verdaderamente importante.

Estar a la vanguardia económica no implica siempre la inyección en grandes inversiones de capital, pues el uso correcto de las herramientas tecnológicas a nuestro favor es clave del éxito.

Encontrar soluciones a los principales dilemas de emprender y dirigir una empresa sin morir económica y mentalmente en el intento, en un universo empresarial con posibilidades y desventajas, es vital. Tener una oficina virtual es una apuesta inteligente de adaptación que muchos han optado por medio de las diferentes plataformas disponibles en la web.

Si te parece interesante, seguro que tendrás como mínimo un tema nuevo de conversación o, mejor incluso, la posibilidad de emprender una empresa exitosa y constante.

5 beneficios de alquilar una oficina virtual

En estos tiempos, donde el teletrabajo se está popularizando cada vez más, poseer una oficina virtual es de mucha ayuda para cualquier empresa. Este modelo de trabajo te aporta grandes beneficios. A continuación, te mostraremos las 5 principales ventajas de contar con una de estas oficinas.

Principales ventajas de las oficinas virtuales

Una oficina virtual te proporciona múltiples beneficios. Entre otros factores, ahorrarás costos, tendrás la ubicación que quieras y contarás con disponibilidad completa. Vas a poder elegirla según lo que desees, lo que te da mucha ventaja en comparación con otros modelos de oficina. Veamos más detalladamente sus ventajas.

1. Gran ahorro

Una oficina virtual te permite ahorrar mucho dinero, ya que no tendrás que pagar un arriendo cada mes. Además de que las cuentas, servicios y todo lo que se gasta en un espacio físico (que has de pagar por separado) te podrá salir mucho más económico. Obtendrás hasta un ahorro del 90 %, ya que, al alquilar un espacio de este tipo, todo va incluido, solo tendrás que preocuparte por escoger el lugar que más te convenga.

2. Total flexibilidad

Esta es una de las características más llamativas de este modelo de oficina, ya que cuentas con la opción de elegir y montar tu oficina en cualquier momento y lugar. Imagínate poder trabajar desde casa. Esto te permitirá disponer de mucho más tiempo para ti y tu familia.

Además, te evitarás el viaje camino a tu oficina o, si lo deseas, podrás avanzar en el trabajo en horas poco comunes para, de este modo, tener más tiempo libre después. También podrás alquilar el espacio en caso de que estés de viaje y necesites una reunión urgente.

Las oficinas virtuales podrían reemplazar las tradicionales

3. Mejora la imagen de la empresa

Sin duda, la imagen de tu empresa va a salir reforzada. Tus clientes sentirán confianza, lo que hará que el estatus de tu negocio y tu reputación se incrementen de forma considerable.

Alquilar una oficina virtual te proporciona espacios de prestigio que lucirán muy bien sin importar el lugar donde te encuentres. Por otro lado, al escoger el lugar, puedes ubicarte en un sitio estratégico y muy cerca de todos tus contactos.

4. Más productividad

Gracias a este tipo de oficinas, aumentará la productividad de todos tus empleados. Ya no tendrás que preocuparte tanto por controlarlos, solo deberás asignar las tareas para que ellos las cumplan en un tiempo determinado.

Podrás comprobar muy fácilmente quiénes no cumplen con los objetivos previstos. Recuerda también que ahorrarán mucho tiempo en viajes, por lo que su período de trabajo será mayor.

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5. Total disponibilidad

Por último, si lo deseas, tu empresa estará disponible las 24 horas. Solo vas a necesitar conectarte en casa y listo. Esta es una de las ventajas más importantes que te proporciona el teletrabajo; tú decides cuándo abres y cierras tu negocio

Tu nivel de estrés disminuirá, ya que no te preocuparás por el tráfico del viaje a tu empresa y camino a casa o por cumplir un horario determinado al abrir y cerrar, todo lo tendrás a la mano fácilmente.

En caso de una emergencia, como la que actualmente atraviesa el mundo a causa de la pandemia del coronavirus, no estarás obligado a cerrar, todo ocurrirá desde tu casa y la de cada uno de tus empleados.

Sin duda, alquilar un espacio de oficinas virtuales otorga múltiples beneficios para ti y para tu empresa en todos los aspectos. Se trata de una excelente opción, ya que mejora tu negocio, ahorras costos y trabajas desde tu propio hogar.

 

¿Cómo administrar tu empresa por medio de una oficina virtual?

De cuando en cuando, las oficinas virtuales suenan como una alternativa completamente útil en momentos de crisis, y es que no es para menos. Los espacios virtuales de trabajo se han posicionado como herramientas grandiosas a la hora de administrar negocios en crecimiento y dar versatilidad a empresas ya mucho más consolidadas.

La administración de una empresa, sobre todo si estás comenzando a emprender, se convierte en un gran reto. Si lo haces con las herramientas correctas, podrás potenciar tu capacidad de respuesta y tu servicio al cliente será mucho mejor. Esto se traduce en mayores y mejores ventas, fidelización de clientes y el crecimiento económico que tanto deseas. Es aquí donde entra entra en juego la oficina virtual.

Administración: del caos al control

Algunos dicen que un poco de caos es imprescindible para el proceso creativo de una empresa, pero, si lo vemos desde la perspectiva administrativa, es lo que menos te interesa.

En realidad, necesitas orden y saber que todo funcionará de acuerdo a tus intereses y a lo que la empresa te vaya pidiendo, ya que, a medida que vaya pasando el tiempo, te exigirá cada vez más. ¿Cómo organizarte de forma eficiente a través de un espacio virtual?

1. Planifica tu agenda. Hazte cargo de tu propio espacio y tiempo. Calcula cuánto tiempo estarás en tu oficina y qué tareas harás. Puedes ser flexible, pero no rompas los horarios establecidos. Esto hará que tengas disciplina en tu horario de oficina y busques ser más productivo. Si no lo logras desde el principio, no te preocupes, todo es cuestión de costumbre.

2. Asistente. Esta persona se hará cargo de administrar tu domicilio y teléfonos de la oficina, recibirá tu correspondencia y se ocupará de tus envíos. Como ves, es una herramienta clave para la administración de tu empresa, ya que le otorga profesionalidad y eficacia.

administrar tu empresa por medio de una oficina virtual

3. Reuniones y conferencias. Organiza con antelación tus reuniones, de manera que aproveches el mayor tiempo posible en tu oficina siendo productivo. Conseguirás ese espacio de paz para llevar a cabo tus charlas y conferencias, esto sin contar con la fabulosa imagen que te brinda un espacio profesional.

4. Decoración. ¡Dale tu toque personal! Un ambiente cálido, cómodo y muy a tu medida te proporcionará la tranquilidad de estar en tu lugar ideal, donde crecerá tu compañía, fluirán las ideas y serás testigo de toda la administración semana tras semana.

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La llave del éxito

Luego de leer esto, estamos seguros de que sentirás la necesidad de hacer algunas modificaciones, pero no te presiones. Estamos atravesando épocas de cambio y de reinventarnos, es inevitable que surjan nuevas ideas, pero también preocupaciones. Es fundamental centrarse en lo que necesita tu empresa y en cómo puedes conseguir los mejores resultados.

La crisis económica mundial de 2008 cambió para siempre la forma en la que se veían las organizaciones: cómo funcionaban, cómo se comunicaban, etc. El uso de una oficina virtual está cada vez más en auge y tu deber como empresario es adaptarte a las nuevas tecnologías para, de este modo, crecer y aumentar tanto los beneficios como tu prestigio laboral.

Como has podido comprobar, las claves principales para que logres el éxito en la administración de tu empresa son que te permitas ser flexible, que te adaptes a las nuevas herramientas que te ofrece la era moderna y que crees espacios de paz y tranquilidad donde puedan fluir tus ideas.

Te recomendamos buscar lugares especializados en esta clase de oficinas, los cuales te darán la tranquilidad de sentirte acompañado y asesorado en tu crecimiento profesional.